전자정부 구축사업이 진행되면서 우리나라의 많은 공문서가 전자문서로 생성되어 유통되고 있다. 또한, 전자거래기본법(개정안)에 따른 전자문서보관소 구축 사업은 물론 각 대학의 전자도서관 구축 사업에 이르기까지 전자문서의 활용은 더욱 가속화 되고 있다. 그러나 각 기관에서 만들어진 전자문서는 각기 다른 소프트웨어로 작성되고 있어, 향후 이를 활용하는데 문제가 발생한다. 따라서, 전자문서를 오랜 기간 보존할 수 있으며, 100년 후에도 이를 활용할 수 있는 문서보존포맷을 정하는데 여러 논란이 거듭되어 왔다.

전자문서 보존 포맷 표준화 진행현황 및 특성

외국에서는 문서보존포맷과 관련하여 오래 전부터 연구가 진행되어 왔으며, PDF, XML, 이미지 등을 문서보존포맷으로 병행하여 사용하고 있다. ISO에서는 이러한 혼선을 막기 위해 2005년 9월 14일에 PDF/A(PDF/Archive)를 전자문서의 장기 보관 및 보존 포맷 표준으로 승인했다.

영국 연방정부에서는 전자문서 보존 포맷이 가져야 하는 요건으로 다음과 같은 특성을 제시한 바 있다.

l 공개용 표준 (Open Standard): 어느 특정 벤더에 속하는 제품이면 안됨

l 편재성: 오랜 기간 동안 사용될 가능성이 있고, 많은 곳에서 사용되는 포맷

l 안정성: 문서보존포맷으로 변환 시 원래 문서의 내용, 구조, 문맥정보 등을 보존해야 함

l 메타데이터 지원: 문서를 보존하기 위해 필요한 메타데이터를 지원해야 함

l 상호 운용성: 한 기관에서 생성된 문서보존포맷은 다른 기관이나 및 사용자가 사용할 수 있어야 함

l 진본성: 문서가 훼손되거나 위조, 변조가 되지 않도록 해야 함

l 표현력: 원래 문서의 모양, 구성이 같도록 문서를 복원해 낼 수 있도록 해야 함

l 검색 기능: 문서 내부에서 사용자가 원하는 정보를 검색할 수 있도록 해야 함

다음 표에서 보듯이 어느 하나의 전자문서 보존 포맷이 모든 요건을 만족하지 못하였기 때문에 현재에는 XML, 이미지, PDF 등을 병행하였으나, PDF/A는 Adobe사가 PDF1.4 포맷을 로열티 없이 공개함으로써 공개용 표준과 편재성의 특성을 모두 만족하는 세계 표준 전자문서 보존 포맷이 된 것이다.

PDF/A는 2002년 10월 AIIM/NPES PDF/A committee를 시작으로 하여 2003년 4월에 Working Draft가 되었으며, 2003년 12월에 Committee Draft가 표준화되고, 2004년 9월에 두 번째 Committee Draft가 승인되었다. 현재 PDF/A는 작년 9월에 ISO 19005-1:2005로 표준화되어 'Document management-Electronic document file format for long-term preservation-Part 1 : Use of PDF 1.4(PDF/A-1)'에서 그 자세한 내용을 찾아볼 수 있다.

향후 전망

PDF/A는 PDF 1.4를 기반으로 한 전자문서 보존 포맷으로서 전자식으로 문서를 저장한 조직들이 장기간 안전하게 문서 내용을 보존할 수 있도록 하며, 향후 필요할 때에 정확하게 복구될 수 있도록 지원한다. 또한 PDF/A는 해당 파일을 제작, 저장, 랜더링하는 데에 이용된 도구, 시스템에 관계없이 시각적 표현물을 보존하여 준다. 또한, 2006년에 발표되는 MS오피스12에서도 공식적으로 지원될 예정이다.

현재 PDF/A는 PDF/A-1만 나와 있는 상태이며, PDF/A-2는 표준화 작업이 진행 중에 있다. PDF/A-1은 프린트가 가능한 모든 매체를 대상으로 하고 있으며, 동영상, 소리와 같은 매체는 PDF/A-2에서 향후 표준화 될 것이다.

ISO 세계 표준으로 PDF/A가 등장함에 따라 전자정부 및 전자도서관에서의 활용도가 높아질 것으로 기대된다.